La providencia 003 del IVSS, es básicamente un instructivo y manual para exhibición
y presentación de la documentación ante el instituto de las entidades jurídicas o económicas sujetas a esta obligación del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, pero, aun así, surgen algunas dudas, aunque la providencia sea explícita, veamos cuáles:
¿Cómo y de qué forma debo organizar los papeles exigidos?
R: en su artículo número: 1, como bien lo puedes ver y leer en el resumen que te envié, expone hasta el orden alfabético y cuáles son los documentos, que en su mayoría son formatos y los mismos puedes bajarlo por él por del IVSS, y cada especialista deberá plasmar toda la información pertinente en cada formato. Puedes ordenar en una carpeta con mayor capacidad para archivar documentos, en la oficina utilizamos los oslos (carpetas lomo ancho).
Mi recomendación es que: destines por año una carpeta previamente identificada, con separadores, en los cuales coloques la letra (nosotros dejamos como última la letra: h) y el título de cada letra plasmada en la providencia 003, ¿por qué letras y no números o solo los títulos?, puedes identificar cada separador con el estilo que le quieras dar, nosotros en la oficina le colocamos las letras como guías de esta forma evitamos que se nos pasen por alto, además siempre decimos: es mejor no darles ningún motivo a los fiscales.
De la misma forma ir mensualmente alimentando dicha carpeta en cuanto a las transacciones hechas ese mes, por ejemplo: imprimir las facturas, con sus comprobantes de pagos, los egresos o ingresos que haya habido ese periodo, imprimir las nóminas y el formato 13-12.
¿Debo tener obligatoriamente todos los documentos que la providencia estipula?
R: Sí, recuerda que para evitar multas y sanciones debemos cumplir con lo que estipulan la normativa. Ahora bien, ¿qué pasa si estamos recién comenzando con un contribuyente nuevo, y este no tiene al día estos documentos? Entonces debemos comenzar por destinar una carpeta previamente identificada y con sus separadores como lo mencione anteriormente en mi recomendación, comenzando por el año en curso y dejando por escrito que, si hay una revisión próxima, solo responderás por lo que estás iniciando hacer, evidentemente tienes que defender a tu cliente, pero la realidad es que no somos adivinos para saber si el organismo visitara el establecimiento, antes de que logres colocar todo al día. Una vez que tenga todo en regla y al día del ejercicio que estás trabajando, comienza con el anterior y así puedes ir armándole memoria a este nuevo cliente, con respecto a los documentos de esta providencia, no tienes toda la información de años anteriores, archiva y reúne lo que esté en tus manos.
¿Cuántos años debo tener en la empresa debidamente como lo establece la providencia?
R: El patrono está obligado a conservar durante cinco (5) años todos los registros a que se refiere dicha providencia.
Mi recomendación: por lo menos tener 3 años, lo más argumentado posible, sobre todo el año en curso.
En aquellos casos donde los empleadores y empleadoras mantengan instalaciones fuera de la jurisdicción de la casa matriz, estas deberán conservar copias fotostáticas de la documentación a la cual se contrae el señalado instrumento, mi recomendación: tener las mismas carpetas en físico que conserven los contribuyentes en la casa matriz.
¿Licenciada si revisan todos los documentos cuando visitan el establecimiento de los contribuyentes?
R: La realidad es que todo depende del fin de la visita de los fiscales del ente del IVSS, puesto que la mayoría de las veces, pasan a los establecimientos y solo suelen a realizar revisión superficial, piden la carpeta de la providencia 003, y en ella visualizan: los pagos y de la misma forma que está la solvencia impresa, las nóminas, revisan el formato 13-12. Pero como profesionales no debemos ser confiados, puesto que cuando bajamos la guardia, el día menos indicado llega un acta de requerimiento que tiene que ver con una fiscalización por parte de este ente.
Mi recomendación: tener la carpeta de la providencia 003 debidamente argumentada y actualizada, tal como lo establece la misma.
Recuerda, nuestro objetivo es, hacerlo todo simplemente contable…